Pandemik COVID-19 turut mendesak para majikan memberi peluang kepada pekerjanya bekerja dari rumah.
Situasi itu mungkin dilihat efektif dan berkesan, namun secara tidak langsung perubahan drastik ini akan memberi kesan kepada syarikat yang tidak mempunyai pengalaman dalam melaksanakan polisi itu secara drastik.
Secara jelas, penggunaan teknologi 100 peratus ini pasti memberikan satu cabaran baharu kepada proses komunikasi antara majikan dan pekerja.
Seiring perkembangan teknologi informasi dan perkembangan internet, Astro AWANI senaraikan modus operandi yang boleh diguna pakai oleh majikan untuk berkomunikasi dengan pekerja.
1. Sistem komunikasi berkesan adalah nombor satu
Sebagai permulaan, komunikasi di antara pasukan pekerja mestilah dijadikan keutamaan. Bekerja secara bersendirian di rumah boleh menyukarkan proses komunikasi antara rakan-rakan pejabat namun dengan bantuan aplikasi-aplikasi yang sedia ada di internet, ia dapat membantu para pekerja kekal cekap dan peka.
Antara aplikasi yang boleh digunapakai oleh syarikat-syarikat termasuklah Slack.
Bukan untuk bermalas-malasan, sebaliknya, Slack adalah sistem komunikasi yang dapat membantu mengkoordinasi tugasan harian antara rakan-rakan pekerjaan. Slack dapat diklasifikasikan sebagai platform perhubungan yang sangat fleksibel fungsinya.
Bergantung kepada kehendak pengguna, mesej boleh dihantar secara langsung kepada pengguna lain atau boleh disiarkan secara terbuka dilihat oleh ramai orang.
Di Slack juga tersedia penapis carian yang komprehensif apabila hendak mencari dokumen atau data yang sudah lama ditinggalkan bagi tujuan rujukan atau olahan semula.
Selain Slack, Chanty juga adalah salah satu aplikasi yang sesuai digunakan oleh pasukan sekerja yang melakukan kerja dari rumah.
Chanty juga adalah aplikasi yang praktikal bagi memudahkan proses pekerjaan antara rakan sepejabat melalui pemesejan tanpa had dan ruang penyimpanan yang besar.
2. Gunakan Asana untuk mengurus jadual pekerjaan yang padat
Menyiapkan sesuatu projek mungkin boleh mengambil masa berhari-hari kerana perlu berkomunikasi secara terus dengan rakan sekerja untuk memastikan tiada kesilapan teknikal dalam projek tersebut.
Namun apabila pekerja perlu mengamalkan kaedah ‘remote working’ ini, salah satu aplikasi yang boleh digunakan ialah Asana.
Ramai mungkin kurang tahu tentang aplikasi ini, Asana menawarkan kemudahan pengurusan tugas antara ahli pasukan. Ia amat mudah untuk digunakan dan selain itu ia juga turut mempamerkan status senarai tugasan bagi memudahkan individu membahagi masa untuk menyiapkan sesuatu kerja.
Di samping itu, layout yang kemas itu juga menyenangkan lagi kerja pengguna tanpa perlu merujuk kepada buku atau kalendar kerana semuanya boleh dilihat menerusi komputer atau telefon bimbit.
Carta gantt juga boleh didapati pada versi premium aplikasi itu bagi yang hendak mengulas tentang status projek yang dijalankan.
3. Hadir ke sesi mesyuarat tanpa perlu meninggalkan tapak kediaman dengan Zoom
Bagi yang wajib mengadakan mesyuarat mingguan mahupun harian bagi mengenalpasti prestasi dalam organisasi tersendiri, aplikasi ini berfungsi sebagai platform panggilan yang seringkali digunakan oleh syarikat dan organisasi kecil di Malaysia.
Zoom sangat sesuai bagi mengadakan mesyuarat atau diskusi kerana ia membenarkan lebih daripada 10 orang pengguna membuat panggilan pada satu masa.
Selain itu, anda boleh juga berkongsi skrin komputer atau telefon pintar dengan pemanggil lain. Ciri pada aplikasi ini sangat sesuai apabila terdapat sebarang pembentangan yang melibatkan aspek visual atau grafik.
Malah, beberapa penganjur acara sudah mula berfikir di luar kotak dan menonjolkan kreativiti mereka berikutan penularan wabak ini yang menyebabkan pembatalan acara besar-besaran dengan menganjurkan forum perbincangan yang terbuka untuk tontonan orang ramai.
Untuk versi yang percuma, jumlah pemanggil diterhadkan pada tiga orang sahaja dalam jangka masa 40 minit.
4. Simpan fail dan dokumen penting dengan selamat di atas talian
Buat yang saling menyimpan atau berkongsi fail atau dokumen, OneDrive adalah platform penyimpanan fail yang boleh menyimpan segala fail di satu lokasi dan mudah untuk diakses oleh pekerja lain.
Di samping itu, Google Drive juga merupakan alternatif yang menarik bagi penyimpanan fail dan dokumen. Bagi mendapat akses kepada aplikasi ini, anda hanya perlu menggunakan alamat gmail yang sedia ada.
Fail dan dokumen ini boleh diakses secara atas talian pada bila-bila masa. Kedua platform ini sangat praktikal dan mudah untuk digunakan oleh pekerja malah para pelajar juga.
Google Drive boleh diakses secara percuma dengan muatan fail sebanyak 15GB. Tambahan lagi, ia juga boleh diakses melalui aplikasinya di telefon pintar.
Jika hendak menyimpan fail-fail yang bersaiz besar, aplikasi WeTransfer juga mempunyai fungsi yang sama dan mudah untuk digunakan seperti OneDrive dan Google Drive tetapi sesuai bagi menyimpan fail dan dokumen bersaiz besar.
5. Gunakan Jibble untuk memeriksa waktu pekerja ‘clock in’
Buat sesetengah individu, mereka mungkin terlupa untuk ‘clock in’ waktu mula bekerja apatah lagi apabila berada di rumah. Aplikasi Jibble sesuai digunakan untuk majikan yang ingin memantau status kemasukan pekerja tidak kira di mana anda berada.
Perintah kawalan pergerakan yang dilaksanakan selama 14 hari ini adalah usaha kerajaan dalam memastikan jumlah jangkitan wabak COVID-19 dapat dibendung.
Malah, kaedah ini memberi satu idea baru yang boleh dimanfaatkan oleh ramai pada masa akan datang kerana ia mampu bantu menjimatkan masa daripada harus bergerak dari satu lokasi ke lokasi yang lain.
Walaupun persediaan untuk ‘remote working’ ini kedengaran mencabar, namun inilah realiti yang harus diadaptasi oleh semua kini. Pelbagai aplikasi percuma serta berbayar tersedia di internet yang semestinya berbaloi dan boleh digunakan oleh syarikat dan organisasi di luar sana.
BACA: China sahkan tiada lagi kes jangkitan domestik COVID-19
BACA: COVID-19: Perpustakaan Negara tawar 13.2 juta bahan bacaan digital secara percuma
